Tietosuojaseloste
Rekisterin pitäjä
HYKSin lapsisyöpäpotilaiden vanhemmat ja ystävät ry / Kympin Lapset
Y-tunnus 599859-4
Rekisterinumero 143.118
www.kympinlapset.fi
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Jaana Vekkeli
Vanhatie 160,19410 Kuortti
jaana.vekkeli(at)kympinlapset.fi
Rekisterin nimi
A. Kuortinkartanon kurssikeskuksen rekisteri sisältäen perhe- ja vertaistoiminta, lasten ja nuorten toiminta, lapsensa menettäneiden toiminta, muu toiminta
B. Yhdistyksen jäsenrekisteri ja toiminnan ilmoittautumislomakkeet
Rekisterin sijainti
A. Kuortinkartanon kurssikeskus, Vanhatie 160, 19410 Kuortti
B. Yhdistysavain (kympinlapset.fi), Mailchimp-uutiskirjepalvelu (sähköpostiosoitteet)
Rekisterin käyttötarkoitus
A. Perhe- ja vertaistoiminnan, lasten ja nuorten toiminnan, lapsensa menettäneiden toiminnan ja muun toiminnan toteuttamiseksi laaditut kurssi- ja leirikohtaiset asiakirjat sekä luettelo talkoopäiviin ilmoittautuneista ja osallistuneista.
B. Listaus ja yhteystiedot yhdistyksen jäsenistä, ilmoittautuminen yhdistyksen tapahtumiin, yhdistyksen toiminnasta tiedottaminen, laskutus.
Rekisterin tietosisältö
A. Nimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiosoite.
B. Jäsenrekisterissä nimi, kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Ilmoittautumislomakkeilla nimi, ikä, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, henkilön itse antamat muut tiedot.
Tietolähteet
Rekisteröidyn ilmoittamat tiedot.
Tietojen luovuttaminen
Yksityishenkilöiden henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille henkilöille. Ilmoittautumis- ja osallistujaluettelot ovat yhdistyksen sisäiseen käyttöön tarkoitettuja asiakirjoja, joita ei luovuteta ulkopuolisille.
Rekisteristä luovutetaan yhteenvetotietoja ja osallistujien lukumäärätietoja pyynnöstä rahoittajille (STEA, Helsingin Lastenklinikan osasto 10:n lapsipotilaiden tuki ry).
Rekisterin suojaus
A. Rekisterin tietoja säilytetään tulosteina lukitussa kaapissa ja Kuortinkartanon toiminnasta vastaavan työntekijän Jaana Vekkelin tietokoneella. Lukittu kaappi sijaitsee lukitussa toimistohuoneessa. Tietokoneella tiedot ovat salasanan takana. Rekisterin tietoja säilytetään kolme vuotta. Tämän jälkeen tiedot hävitetään noudattaen salassa pidettävän aineiston hävittämisestä annettuja ohjeita (silppuaminen). Arkistoitavat asiakirjat arkistoidaan arkistolain mukaisesti yhdistyksen lukituissa tiloissa.
B. Jäsenrekisteri on sähköinen rekisteri, joka sijaitsee Yhdistysavaimessa käyttäjätunnuksella ja salasanalla suojatusti. Ilmoittautumislomakkeet on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Yhdistysavaimeen on pääsy yhdistyksen hallituksella ja työntekijöillä. Mailchimp-uutiskirjepalvelu on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla, ja sinne on pääsy yhdistyksen tiedotuksesta vastaavilla henkilöillä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn on mahdollista tarkistaa itseään koskevat tiedot. Jokainen jäsen näkee omat tietonsa yhdistyksen sähköisestä rekisteristä ja jokaisella on oikeus muuttaa omia tietojaan. Lisäksi he voivat ilmoittaa tietojen muutoksesta yhdistyksen verkkosivujen kautta (https://www.kympinlapset.fi/yhteystiedot/). Rekisterinpitäjä korjaa viivytyksettä ilmiselvät virheet asiakirjoissa.
Yhdistyksen hallitus vastaa tietojen oikeellisuudesta. Yhdistyksen hallitus päättää tarvittaessa asiakirjojen täydentämisestä tai tietojen muuttamisesta.