Tietosuojaseloste

Rekisterin pitäjä

HYKSin lapsisyöpäpotilaiden vanhemmat ja ystävät ry / Kympin Lapset
Y-tunnus 599859-4
Rekisterinumero 143.118
www.kympinlapset.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö

A.Jaana Vekkeli (Kuortinkartanon vastaava)
Vanhatie 160,19410 Kuortti
jaana.vekkeli(at)kympinlapset.fi

B.Tiina kallio (Järjestösihteeri)
Messeniuksenkatu 10 A 9, 00250 Helsinki
tiina.kallio(at)kympinlapset.fi

C.Tiina kallio (Järjestösihteeri)
Messeniuksenkatu 10 A 9, 00250 Helsinki
tiina.kallio(at)kympinlapset.fi


Rekisterin nimi

A. Kuortinkartanon kurssikeskuksen rekisteri sisältäen perhe- ja vertaistoiminta, lasten ja nuorten toiminta, lapsensa menettäneiden toiminta, muu toiminta

B. Yhdistyksen jäsenrekisteri ja toiminnan ilmoittautumislomakkeet

C. Lahjoittajarekisteri

Rekisterin sijainti

A. Kuortinkartanon kurssikeskus, Vanhatie 160, 19410 Kuortti

B. Yhdistysavain (kympinlapset.fi), Mailchimp-uutiskirjepalvelu (sähköpostiosoitteet)

C. Lahjoituslomake.fi, 

Rekisterin käyttötarkoitus

A. Perhe- ja vertaistoiminnan, lasten ja nuorten toiminnan, lapsensa menettäneiden toiminnan ja muun toiminnan toteuttamiseksi laaditut kurssi- ja leirikohtaiset asiakirjat sekä luettelo talkoopäiviin ilmoittautuneista ja osallistuneista.

B. Listaus ja yhteystiedot yhdistyksen jäsenistä, ilmoittautuminen yhdistyksen tapahtumiin, yhdistyksen toiminnasta tiedottaminen, laskutus. 

C. Lahjoittajaviestintä. Henkilötietojesi käsittely voi olla tarpeen esimerkiksi lahjoituksesi käsittelemiseksi. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tällöin tapauksissa lahjoittajasuhde eli asiakkuus, joka alkaa lahjoituksen tekemisestä, tai sopimussuhde kuukausilahjoittamisesta. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena voi myös olla lahjoittajaviestinnän ja lahjoituksiin liittyvän markkinoinnin toteuttaminen sekä Kympin Lasten toiminnasta tiedottaminen 


Rekisterin tietosisältö

A. Nimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiosoite.

B. Jäsenrekisterissä nimi, kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Ilmoittautumislomakkeilla nimi, ikä, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, henkilön itse antamat muut tiedot.

C. Koko nimi ja yhteystiedot (kuten postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite yhteydenottoa varten). yksilöintitiedot (kuten syntymäaika). Lahjoittajasuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (kuten suosimasi yhteydenottotapa, uutiskirjeen lähetystapa ja -aika sekä asiointiasi koskevat muut tarpeelliset tiedot). Lahjoittamista koskevat tiedot (kuten tehdyt lahjoitukset ja kohteet, laskutustiedot ja verkkolaskuosoite). Maksutiedot (kuten pankkitilitiedot, lahjoitusmäärä ja -aika). Mahdollinen suostumus tai kielto sähköiseen suoramarkkinointiin. Mikäli toimit yhtiön tai muun organisaation yhteyshenkilönä, tieto yhtiöstä tai muusta organisaatiosta, jonka palveluksessa toimit sekä tieto asemastasi. Asiakassuhdetta koskevat tiedot (kuten asiakassuhteen päättämistiedot). Markkinointiin ja viestintään liittyviä tietoja

Tietolähteet

Rekisteröidyn ilmoittamat tiedot.

Tietojen luovuttaminen

Ilmoittautumis- ja osallistujaluettelot ovat yhdistyksen sisäiseen käyttöön tarkoitettuja asiakirjoja, joita ei luovuteta ulkopuolisille.

Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille ilman, että olet hyväksynyt tietojesi luovutuksen. Tietyissä tilanteissa henkilötietojasi voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös ilman suostumustasi, esimerkiksi viranomaisille tietoja voidaan luovuttaa lain edellyttämissä tapauksissa, kuten väärinkäytösten selvittämiseksi ja ehkäisemiseksi

Rekisteristä luovutetaan yhteenvetotietoja ja osallistujien lukumäärätietoja pyynnöstä rahoittajille (STEA, Helsingin Lastenklinikan osasto 10:n lapsipotilaiden tuki ry).

Rekisterin suojaus

A. Rekisterin tietoja säilytetään tulosteina lukitussa kaapissa ja Kuortinkartanon toiminnasta vastaavan työntekijän Jaana Vekkelin tietokoneella. Lukittu kaappi sijaitsee lukitussa toimistohuoneessa. Tietokoneella tiedot ovat salasanan takana. Rekisterin tietoja säilytetään kolme vuotta. Tämän jälkeen tiedot hävitetään noudattaen salassa pidettävän aineiston hävittämisestä annettuja ohjeita (silppuaminen). Arkistoitavat asiakirjat arkistoidaan arkistolain mukaisesti yhdistyksen lukituissa tiloissa.

B. Jäsenrekisteri on sähköinen rekisteri, joka sijaitsee Yhdistysavaimessa käyttäjätunnuksella ja salasanalla suojatusti. Ilmoittautumislomakkeet on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Yhdistysavaimeen on pääsy yhdistyksen hallituksella ja työntekijöillä. Mailchimp-uutiskirjepalvelu on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla, ja sinne on pääsy yhdistyksen tiedotuksesta vastaavilla henkilöillä.

C. Lahjoittajarekisteri on sähköinen rekisteri, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Pääsy rekisteriin on ainoastaan lahjoitusviestinnästä vastaavilla henkilöillä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn on mahdollista tarkistaa itseään koskevat tiedot. Jokainen jäsen näkee omat tietonsa yhdistyksen sähköisestä rekisteristä ja jokaisella on oikeus muuttaa omia tietojaan. Lisäksi he voivat ilmoittaa tietojen muutoksesta yhdistyksen verkkosivujen kautta (https://www.kympinlapset.fi/yhteystiedot/). Rekisterinpitäjä korjaa viivytyksettä ilmiselvät virheet asiakirjoissa. 

Yhdistyksen hallitus vastaa tietojen oikeellisuudesta. Yhdistyksen hallitus päättää tarvittaessa asiakirjojen täydentämisestä tai tietojen muuttamisesta.